Huurhuise in Brasilië het in 2024 die grootste toename van die dekade ervaar – met die terugkeer van ondernemings na die fisiese formaat, herstel die eiendomssektor van die jare van die pandemie. As dit is goed aan die een kant, maar aan die ander kant moet korporatiewe huurders omgaan met 'n 8% verhoging in huur, wat die amptelike inflasie van die afgelope jaar oorskry, wat 4,83% was, volgens inligting van die FipeZAP-indeks, wat die koste van kantoorruimtes van tot 200m2 in 11 groot stede monitor.
Die skielike vraag na groter of beter geleë kommersiële ruimtes het die eiendompryse onder druk geplaas, wat 'n opwaartse siklus geskep het wat nie gou sal stabiliseer nie. Boonop het die soeke na eiendomme wat aan die nuwe veiligheids- en welstandseise van werknemers voldoen, soos breër bewegingsareas, verbeterde ventilasiestelsels en toeganklikheid, het bygedra tot die skaarste van aanbod en gevolglik tot die styging in pryse.
Die punt is dat, in die jare na die pandemie, verskeie maatskappye hul fisiese ruimte drasties verminder het. Terugkeer na fisiese operasie beteken dat maatskappye die mense sal moet herposisioneer sonder om die ruimte beduidend te vergroot, aangesien 'n heronderhandeling oor die huurprys op hierdie stadium tot 'n beduidende toename kan lei. Die uitkoms vir hierdie impasse hang af van die optimalisering van die bestaande ruimte, wat kan beteken van 'n verandering in die interne uitleg tot die herlokalisering van fisiese dokumente.
Oplossings vir 'n gebrek aan spasie
Volgens AIIM – Association for Information and Image Management, kan tussen 10% en 30% van 'n kantoorspasie deur fisiese dokumentberging beset word.
In hierdie konteks het ons gesien dat baie maatskappye die uitkontraktering van dokumentbewaring as 'n alternatief aanvaar. Histories, baie maatskappye het groot fisiese argiewe in hul kantore gehad – en, alhoewel 'n deel van hierdie argiewe na die pandemie gedigitaliseer of uitbestee is, hou baie organisasies steeds hierdie fisiese argief aan. Die soeke na hierdie dienste bly hoog.
Maatskappye wat spesialiseer in dokumentbestuur bied robuuste dienste aan vir digitalisering, stoor en bestuur van dokumente, en verseker veiligheid, toeganklikheid en voldoening aan plaaslike en internasionale regulasies. Behalwe dat die fisiese ruimte in kantore vrygestel word, bied die uitkontraktering van dokumentebewaring 'n reeks addisionele voordele, soos die vermindering van koste vir die instandhouding van lêers, die verhoog van doeltreffendheid in toegang en deel van inligting, en die vermindering van risiko's verband hou met die verlies of beskadiging van fisiese dokumente.
In werklikheid is digitale transformasie een van die grootste bondgenote in die optimalisering van ruimtes en die vermindering van bedryfskoste. Met gevorderde tegnologieë maak die digitalisering van dokumente nie net makliker om toegang te kry en inligting te deel nie, maar verhoog ook die sekuriteit van data, wat die risiko van verlies deur natuurrampe, brande of diefstal verminder. Die implementering van elektroniese dokumentbestuursisteme (GED) stel maatskappye in staat om hul inligting te konsentreer op veilige platforms wat op afstand toeganklik is, en bevorder 'n meer vinnige en samewerkende werksomgewing.
Hierdie syfers is veral relevant wanneer ons die finansiële impak van die huurverhogings oorweeg. Deur die ruimte wat voorheen vir fisiese lêers bestem was, kan maatskappye die behoefte aan groter ruimtes verminder deur meer kompakte kantore te kies en gevolglik meer ekonomies te wees.
Voordele van uitkontraktering
Benewens die direkte finansiële voordele, dra die uitbesteding van dokumentebewaring by tot die verbetering van interne prosesse. Die bewaringstelsel kan ook die digitalisering van die versameling insluit, sodat alle dokumente georganiseer en toeganklik via wolkstelsels is, met die nodige sekuriteit.
Nog een belangrike punt om in ag te neem, is die nakoming van regulasies. Veel maatskappye ondervind uitdagings om aan die regulasies vir dataopberging en -beskerming te voldoen, veral met die inwerkingtreding van die Algemene Data Proteksiewet (LGPD) in Brasilië. Een verskaffer is gereed om te verseker dat alle wetlike vereistes nagekom word, wat die risiko van boetes en reputasieskade verminder. Die derdeparty-verwerving van dokumentebewaring het beter koste-effektiviteit en bring meer operasionele voordeel as die toename in fisiese ruimte.
In kort, die uitkontraktering van dokumentbewaring in kombinasie met digitalisering bied 'n strategiese oplossing vir maatskappye wat wil optimaliseer ruimte, koste verminder en operasionele doeltreffendheid verhoog. Behalwe dat die bevordering van 'n meer georganiseerde en samewerkende werksomgewing, dra hierdie praktyke beduidend by tot regulasionele nakoming en inligtingsveiligheid, en berei die organisasies voor op die uitdagings van 'n toenemend mededingende en digitale mark.
