Swart Vrydag is vir baie maatskappye een van die beste verkoopstydperke van die hele jaar. Terselfdertyd bring die toename in vraag besondere uitdagings, insluitend met betrekking tot belastingbestuur. Sekere probleme belemmer bedrywighede of veroorsaak selfs groter impakte op die besigheid, soos boetes en strawwe.
Dit is volgens Hugo Ramos, uitvoerende hoof van Oobj , 'n nasionale leier in oplossings vir elektroniese belastingdokumente (DF-e) en ander digitale belastingvereistes. "Elke jaar merk ons 'n paar algemene foute op wat maatskappye in alle sektore raak, beide in e-handel en in fisiese winkels. Om voorbereid te wees om hierdie situasies die hoof te bied, kan verhoed dat dit in groter probleme eskaleer," verduidelik hy.
Daarom het die professionele persoon die belangrikste belastingterugslae gekies wat maatskappye op Swart Vrydag 2024 kan beïnvloed, en wat om te doen om die gepaardgaande risiko's te verminder. Kyk hierna:
- Duplikaatfakture
Of dit nou as gevolg van verbindings- of verwerkingsprobleme by die belastingowerheid (SEFAZ) is, of selfs interne onstabiliteit in die maatskappy se stelsel, dit is moontlik dat duplikaatbelastingdokumente gegenereer kan word.
“Wanneer daar duplisering is, verskil die fiskale sluiting van die finansiële sluiting, wat onnodige belastingheffings veroorsaak. Verder, as die belastingboodskapstelsel nie hierdie fout in gemagtigde fakture identifiseer nie, sal die generering van fakture deur die ERP verkeerd wees, wat boetes en strawwe vir die wanbetaling van belasting of vir die weglating van data tot gevolg sal hê,” verduidelik Hugo.
Om hoofpyn te vermy, is dit die moeite werd om 'n gespesialiseerde belastingstelsel te hê wat duplikaatfakture kan beheer en vir herhaalde data kan kontroleer, en dan ongeldige dokumente kan kanselleer. Daarbenewens is dit ook belangrik om die ouditering van gemagtigde elektroniese belastingdokumente te verseker om te verseker dat finansiële en belastingafsluiting sonder foute gedoen word. Dit sal konsekwente nakoming van die verpligting om fakture uit te reik verseker en die risiko van boetes verminder.
Verder is 'n ander direkte impak van duplisering op voorraadbeheer. Met verkeerde voorraad kan die maatskappy belasting- en logistieke probleme ondervind, soos verkeerde bestellings, afleweringsvertragings en onvoldoende aankoopbeplanning.
- Onvermoë om met die belastingowerheid te kommunikeer.
Kommunikasieprobleme tussen die belastingstelsel en die SEFAZ (Staatsfinansiesekretariaat) is op sigself 'n probleem, aangesien dit die tyd wat benodig word om die uitreiking van fakture te magtig en elke verkoop te sluit, kan verhoog. In 'n waterval-effek moet kliënte wat in die ry by die betaalpunt wag langer wag om bedien te word, wat veral ingewikkeld is tydens Swart Vrydag.
Om te verhoed dat dit gebeur, is dit belangrik om die beskikbaarheid van die SEFAZ (Staatsfinansiesekretariaat) te monitor, wat deur sekere belastingbestuurstelsels outomaties word. Baie het ook 'n kenmerk wat outomaties identifiseer wanneer dit nodig is om die gebeurlikheidsmodus te betree of te verlaat, waarin uitreiking nie onmiddellik is nie: die kliënt ontvang 'n faktuur wat nog nie geldig is totdat kommunikasie met die SEFAZ herstel is nie.
“Met die regte hulpmiddel word die uitreiking van gebeurlikheidsdokumente outomaties geaktiveer wanneer nodig. Na die herstel van kommunikasie met die belastingowerheid (SEFAZ), moet die belastingboodskapsagteware in staat wees om alle belastingontvangste wat in hierdie formaat uitgereik word, te herverwerk, weer te stuur, duplikate te identifiseer en magtiging aan te vra,” wys die HUB uit.
- Uitgifte van gebeurlikheidsvoorsiening
Alhoewel dit een probleem oplos, kan die uitreiking van gebeurlikheidsdokumente ander skep. Met 'n hoë volume fakture kan dit moeilik wees om die aantal dokumente wat uitgereik en verwerp word, te bestuur. Daarom kan die maatskappy die sperdatum vir indiening by die belastingowerheid (SEFAZ) mis.
Byvoorbeeld, die kliënt kan die faktuur op die SEFAZ-webwerf nagaan en dit nie vind nie omdat die toegangsleutel nog nie gevalideer is nie. Gevolglik het die verbruiker dan die opsie om PROCON (Brasiliaanse verbruikersbeskermingsagentskap) te kontak. Om risiko's soos hierdie te vermy, is dit dus nodig om tydens die herindieningsproses na 'n gebeurlikheid aandag te skenk aan die identifisering van verwerpte fakture.
"Weereens is dit 'n kenmerk wat makliker gemaak word deur die nuutste belastingbestuurstelsels. Dit is ook die moeite werd om die XML-lêers van alle fakture te stoor, insluitend dié wat in gebeurlikheidsmodus uitgereik is, om die verkoop en poging tot uitreiking aan te teken," stel Hugo voor.
- Verkeerde NCM-kode op die faktuur.
Die Mercosur Gemeenskaplike Nomenklatuur (NCM) is daarop gemik om produkbelasting te beheer en te identifiseer. Verkeerde NCM-data wanneer 'n faktuur ingevul word, kan lei tot die verwerping van die faktuur en magtiging van die faktuur met die verkeerde kode, wat lei tot verkeerd betaalde belasting. Indien 'n fout in die kode gevind word, kontroleer die belastingowerhede die nuutste inskrywings en hef die verskil in belastingkoers, met boetes en rente.
Daarom is dit noodsaaklik om die databasis van NCM-kodes wat die maatskappy daagliks gebruik, op te dateer. Indien die NCM-kode ontbreek, sal die faktuur ook probleme ondervind en verwerp word. Daarom is dit nodig om bewus te wees van die klassifikasies van goedere om hierdie tipe foute te vermy.
"In sulke situasies, as die handelaar 'n produk met die verkeerde NCM-kode ontvang, moet hulle die korrekte kode aan hul verskaffer verskaf om belastingboetes te vermy," sluit Ramos af.
Bowenal is dit belangrik om daarop te wys dat met die beduidende toename in verkope gedurende Swart Vrydag, dit van kardinale belang is dat die stelsel veerkragtig is of in staat is om hoë volumes vinnig te verwerk. Dit is noodsaaklik om doeltreffende werking en verkoopsukses te verseker. Gedurende hierdie tydperk neem die volume transaksies eksponensieel toe, wat vereis dat die stelsel hierdie vraag moet kan hanteer sonder om prestasie in die gedrang te bring of onderbrekings te veroorsaak. Dit vermy afleweringsvertragings, rye by die betaalpunt en natuurlik kliënte-ontevredenheid.
